Khi thuê văn phòng, hầu hết các doanh nghiệp đều muốn tối ưu hóa diện tích sử dụng. Vậy làm thế nào để thiết kế diện tích văn phòng đúng tiêu chuẩn và tối ưu hóa diện tích cho thuê? Hãy cũng tìm hiểu vấn đề này qua bài viết sau đây:
Lên kế hoạch xây dựng tiêu chuẩn diện tích dành cho văn phòng:
Công việc văn phòng kéo theo nhiều hoạt động thể chất và trí óc khác nhau. Thông thường mọi hoạt động chính của bất kỳ một văn phòng làm việc đều diễn ra tại bàn làm việc.
Ngoài kích thước của không gian làm việc và đồ đạc nội thất, các tính năng khác cũng nên được xem xét trong quá trình lên kế hoạch thiết kế, tổ chức lại hoặc di chuyển văn phòng. Một số câu hỏi cần liệt kê khi có ý định thực hiện các thay đổi với văn phòng là:
- Không gian làm việc có mang lại sự riêng tư về âm thanh?
- Văn phòng cần ngăn bằng các bức tường hay thiết kế không gian văn phòng mở?
- Nhân viên có thể cá nhân hoá không gian làm việc của họ không?
- Văn phòng cần ánh sáng tự nhiên không hay chỉ cần ánh sáng nhân tạo?
- Có cần bố trí nơi làm việc thuận lợi cho việc trao đổi giữa các cá nhân không?
- Có cần không gian để lưu trữ hoặc cho các thiết bị (ví dụ: tủ tài liệu hoặc màn hình máy tính khác, máy in, máy fax dùng chung…) không?
Chúng ta cần bao nhiêu diện tích không gian văn phòng?
Diện tích văn phòng sẽ tùy thuộc vào mục đích, cách bố trí, chức năng không gian văn phòng, tính chất của công việc và văn hóa của mỗi công ty, mỗi công ty cần diện tích không gian văn phòng khác nhau mặc dù có thể cùng số lượng nhân sự.
- Thiết kế văn phòng tùy theo tính chất công việc:
Nếu hầu hết ngày làm việc được công việc gồm là ngoài hiện trường, các cuộc họp, thăm quan và tham vấn, một không gian văn phòng nhỏ hơn có thể thỏa đáng. Tuy nhiên, đối với nhân viên văn phòng thực hiện công việc của họ tại khu vực làm việc hầu hết thời gian, một không gian nhỏ có thể tạo ra sự khó chịu.
Một số công việc, ví dụ, bao gồm các cuộc họp thường xuyên trong không gian văn phòng của họ hoặc yêu cầu sử dụng nhiều nguồn tài liệu để tư vấn, nghiên cứu, viết, vv hoặc yêu cầu nhiều thiết bị (ví dụ, nhiều máy tính, máy in, fax …) có thể được phân bổ nhiều hơn không gian làm việc.
- Thiết kế văn phòng theo khía cạnh văn hoá của công ty:
Văn hóa công ty ảnh hưởng đến nhận thức của chúng ta về không gian làm việc. Đối với người phương Tây, “không gian cá nhân” là một yếu tố quan trọng. Đối với những người từ các nền văn hoá phương Đông điều này có thể bớt quan trọng hơn.
Cách xác định không gian văn phòng tối ưu hóa diện tích:
Khi cần thuê văn phòng, doanh nghiệp phải lập kế hoạch & đồng thời phải xác định rõ nhu cầu thực tế tại doanh nghiệp mình. Các yếu đó giúp doanh nghiệp và đơn vị tư vấn định hình được không gian văn phòng cần thuê. Các yếu tố đó bao gồm:
- Tổng số lượng nhân sự làm việc chính thức trong giờ hành chính?
- Số lượng người làm việc cố định và số lượng thường xuyên ra ngoài.
- Công ty có thường xuyên hội họp hay không? Tỉ lệ tham gia cuộc họp là bao nhiêu người?
- Đội ngũ ban lãnh đạo gồm bao nhiêu thành viên? Có cần phòng riêng cho các chức vụ không?
- Lĩnh vực hoạt động kinh doanh của công ty có thường xuyên đào tạo nhân viên hoặc cộng tác viên hay không ?
- Có cần không gian để tiếp khách đến văn phòng hay không? Có cần khu tiếp tân riêng hay không?
- Không gian làm việc sắp xếp theo không gian mở hay dãy bàn?
- Nhân viên có tủ đựng đồ đạc, tài liệu riêng tại khu vực làm việc hay có khu vực chung không?
Tiêu chuẩn diện tích văn phòng (m2/người)
- Đối với lãnh đạo (Giám đốc, Tổng giám đốc hoặc cao hơn): Diện tích thông thường là 10 m² – tối đa là 18.5 m². Lãnh đạo có thể được phân bổ cho một văn phòng kín nhưng không bắt buộc.
- Nhân viên có vị trí cố định (Ví dụ: nhà phân tích chính sách, trợ lý hành chính, nhân viên điều hành trung tâm cuộc gọi / liên lạc, dịch giả): Là những dạng nhân viên làm việc tại bàn làm việc của họ trên 60% trong ngày, tiêu chuẩn diện tích cho họ tối đa là 4,5 m².
- Nhân viên vị trí linh hoạt (Ví dụ: account executive, administrator, manager, phiên dịch viên,...): Nhân viên làm việc tại bàn làm việc của họ khoảng 40% thời gian trong ngày. Diện tích văn phòng cho họ tối đa 3,0 m².
- Nhân viên không cần chỗ ngồi cố định: Bản chất của công việc của nhân viên không đòi hỏi họ phải có một chỗ ngồi làm việc chuyên dụng riêng trong văn phòng. Họ thường làm việc ngoài hiện trường, và sẽ chỉ có mặt tại văn phòng trong một khoảng thời gian ngắn để gặp gỡ đồng nghiệp hoặc để thảo luận các dự án. Ví dụ: các chuyên gia dịch vụ khách hàng, chuyên gia tư vấn … Diện tích văn phòng cho họ tối đa là 1,5 m²/người.
Nếu bạn gặp khó khăn trong việc xác định không gian văn phòng cần thuê để đáp ứng tối đa nhu cầu sử dụng nhưng vẫn đảm bảo tối ưu chi phí. Hãy liên hệ ngay với công ty cổ phần Địa Ốc Kim Quang qua hotline: 0946 395 664, chúng tôi sẽ tư vấn giúp bạn và lựa chọn văn phòng phù hợp nhất hoàn toàn miễn phí!
(Địa Ốc Kim Quang - Nguồn tổng hợp)
